経営お役立ちニュース - バックナンバー

2016年 1月号 貴事務所のマイナンバー取り扱い体制は万全ですか?
貴事務所のマイナンバー取り扱い体制は万全ですか?

オリジナルファイルのダウンロード(PDF)

 今年1月からマイナンバー制度が本格的にスタートし、社会保障・税・災害対策分野の行政手続き上でマイナンバーが求められるようになりました。業務で関わる方は、セミナーや参考書などで情報収集し対策を進められていることと思いますが、組織全体を見渡したとき、対策は本当に万全でしょうか? ヒューマンエラーの発生源がないか、もう一度基本からチェックしてみましょう。

1. マイナンバーの取扱責任者、管理者はきちんと定めていますか?

 マイナンバーの取扱責任者は、通常、組織のトップにいる人間が担当します。当然、責任者はマイナンバー制度について十分な知識を持っている必要があります。

あなたの事務所では、責任者が管理者に業務を一任し、「名ばかり責任者」になっていませんか?

 業務の一極集中は、不正の温床を生み、個人情報漏えいリスクに直結します。
 責任者は(1)管理者が担当するマイナンバー関連の業務内容を把握し、(2)管理者がマイナンバーを取り扱う際はそのつど報告・連絡・相談を義務付け、さらに(3)管理者の運用記録を定期的にチェックするなど、管理者の業務を厳格に監督することが求められます。
 またマイナンバーの収集・保管・廃棄を担う取扱管理者は、制度を熟知した特定のスタッフが限定して担当すべきです。

あなたの事務所では、業務運用上の理由で、管理者でない一般職員が直接マイナンバーを扱えるようになっていませんか? 

 一般に、情報漏えいの8割は、内部から発生すると言われています。
 マイナンバーを扱えるのは特定の管理者に限定し、一般職員が業務上マイナンバーを利用する場合は、必ず管理者を経由し最低限の利用範囲にとどめ、直接マイナンバーを扱わせないようにするべきです。
 また管理者は(1)書類であれば施錠されていない場所に絶対に放置しない、(2)パソコンやネットワーク上のデータであればパスワードなしで閲覧できる場所に絶対に保存しない、そして(3)マイナンバーを扱った際には運用記録(「いつ」「誰が」「どの情報を」「どう扱った」)を必ず残すようにしましょう。

2. マイナンバーの取扱ルールをスタッフに周知していますか?

 マイナンバー制度は仕組みが複雑であり、また運用が開始されたばかりで自治体や関係団体から新しい情報が次々と発表されている状況ですので、それらを読み解くには相当の労力がかかります。まして、日々の業務に追われている現場スタッフにそれらを周知するのは容易なことではありません。しかし、日常業務で発生しうるマイナンバー漏えいリスクをなくすためにも、必要最低限の取扱ルールは周知しておくべきです。
 あなたの事務所では、利用者から受け取ったマイナンバー記載の機密書類を、スタッフが(うっかり、または故意に)コピーし保管してしまう事故は想定されませんか?
 たとえ過失であっても、個人情報漏えいが世間に発覚した際のリスクは計り知れません。
 責任者・管理者は業務上起こりうる事故を想定したうえで、(1)スタッフに対し絶対にしてはいけないことを端的に伝える(「放置しない」「写さない」「他人に伝えない」等)、(2)掲示物や教材により注意喚起する、(3)事故が発生した時や不安に思った時は速やかに責任者・管理者に報告させることを徹底しましょう。また、新人スタッフが入る際にも忘れず指導するようにしましょう。

(ご参考)内閣官房ホームページから、便利な告知ツールをダウンロードできます。
http://www.cas.go.jp/jp/seisaku/bangoseido/kouhousiryoshu.html

3.マイナンバーを紛失しない職場環境・雰囲気作りができていますか?

 将来的にマイナンバーと財産情報がひも付けられるようになった場合、マイナンバーの管理に、より高い機密性が求められることになります。すなわち、利用者の大切な財産情報をお預かりすることを想定して、それにふさわしい職場環境を整えていく必要があります。

あなたの事務所を見渡して、もし自分が利用者なら、ここに自分の大切な財産情報を預けても安心だと思えるでしょうか?

 机の上に書類がうず高く積まれていたり、機密書類と通常書類が同じ棚の中に混在して保管されていたり、シュレッダーすべき書類が箱の中に長期間放置されたりしていませんか。もし、これらの中にマイナンバー書類が紛れるようなことがあったら、目もあてられません。これからは利用者の目に直接触れないバックオフィスも、玄関やロビーなどと同様、利用者の視点に立って整美を心がけるべきです。マイナンバーの取り扱いをきっかけにして、スタッフの意識改革を進めてみてはいかがでしょうか。

※本ニュースを無断で複製または転載することを禁じます。
TOPページへ戻る

おすすめコンテンツ

  • 地域AD倶楽部
  • ベルマーク運動
  • 運送ラボ
  • 建設ラボ
  • フード&アグリラボ
  • ケア・フレンズ
  • ベストケアサポーターのご紹介
  • eco now
  • インターリスク総研