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2015年 9月号 マイナンバー制度開始に向けた会社の対応策
マイナンバー制度開始に向けた会社の対応策

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<ある会社の事例>

 いよいよ来年からマイナンバー制度が始まりますが、実際に制度開始に向けて、会社がどのような対応をして、従業員からマイナンバーを集めていけば良いのかがイメージできません。マイナンバー制度の概要と、マイナンバーの収集や保管の方法と注意点を教えていただけませんでしょうか。

 マイナンバーは平成27年10月から通知が始まり、平成28年1月以降に国の行政機関等において、税、社会保障、災害対策の分野で利用されます。会社は従業員等に対して、マイナンバーの利用目的を明示し、厳格な本人確認のもとにマイナンバーを取得する必要があります。また、取得から廃棄までは適切な安全管理措置が求められます。

マイナンバー(個人番号)制度とは


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 平成27年10月から、日本国内の全住民に通知される12桁の番号をマイナンバーといいます。マイナンバーは平成28年1月以降、国の行政機関などにおいて、税、社会保障、災害対策の分野で利用されます。これにより、行政事務が効率化され、行政サービスの不正受給の防止や、行政手続きの簡素化が可能になります。また、公的な身分証明書として使用可能な個人番号カードの交付を申請することができます。
 制度導入にあたり会社は、税や社会保障の手続きで従業員などのマイナンバーを記載する必要があります。(右図) このため、会社は従業員等からマイナンバーを取得し、保管し、必要がなくなったら廃棄をしなければならず、さらにこれらの過程で、適切な安全管理措置をとることが求められます。

マイナンバーの取得方法と時期

 会社が従業員等からマイナンバーを収集するにあたって、まずしなければならないことは、利用目的の明示です。会社は従業員等に対し、マイナンバーを税、社会保障等の法令で定められた目的で使用することを明示する必要があります。さらに、マイナンバーを従業員等から取得する際には、他人のなりすまし等を防止するため、厳格な本人確認を行います。 具体的には、運転免許証等で身分確認をし、マイナンバー通知カードのコピー等で番号確認をします。なお、従業員が扶養親族のマイナンバーを記載した書類を会社に提出する場合、従業員自身が扶養親族分の本人確認を行います。
 マイナンバーの取得時期ですが、記載が必要になる書類は、平成28年1月1日(健康保険・厚生年金は平成29年1月1日)以降に提出する書類からです。したがって、マイナンバーの通知が始まる平成27年10月から12月までに取得をすることが一つの目安になりますが、マイナンバーは平成28年1月以降の入退社手続き、源泉徴収票交付、報酬の支払い等の書類作成時に取得すれば良いため、必ずしも平成27年中に取得する必要はありません。

マイナンバーの保管・廃棄

 従業員等から収集したマイナンバーは、取扱担当者を限定し、書面の場合は鍵付きの棚を用意し、データの場合はアクセスパスワードを設定する等、厳しい管理体制で保管をすることが求められます。また、マイナンバーを書類作成事務で使用しなくなった場合や、法令で定める保存期間を経過した場合など、不必要になった場合は、速やかに廃棄しなければなりません。マイナンバーの取扱いは、個人情報よりも厳格な保護措置が必要なため、事業内容や規模に合わせた出来る限りの対応を検討していくことが大切です。

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資料作成:社会保険労務士法人アーク&パートナーズ
※本ニュースを無断で複製または転載することを禁じます。

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