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2015年 7月号 労働関係書類はいつまで保存するべきか
労働関係書類はいつまで保存するべきか

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<ある会社の事例>

 弊社は従業員が30人の広告業で、今年で創業して5年が経ちました。今まで会社が手続を行った社会保険の資格取得届や離職票の控え書類は事務所内に保存しておりましたが、管理する書類も増えたことで、ある程度古い書類に関しては廃棄を検討しております。
 これらの労働関係書類に対する保存期間の決まりはあるのでしょうか。

 労働関係書類に関しては、健康保険・厚生年金は2年、労災保険は3年というように、それぞれの法律によって書類ごとに保存期間が定められています。また、従業員とのトラブル対応や退職金に係る請求権の消滅時効への対応等で必要になる可能性のある書類等は、法定保存期限を超えても保存しておくと良いでしょう。

労働関係書類の保存期限

 会社は、従業員の採用から退職まで、管轄の役所に対して様々な書類を提出します。来年から導入されるマイナンバー制度や近年増加している個人情報の漏洩事件も相まって、会社における情報管理の重要度はますます高まっています。労働基準法、労働安全衛生法などの労働関係諸法令では、それぞれ法律で書類の保存期間を定めています。定款や就業規則など、会社が存続する限りは廃棄が出来ない書類もありますが、健康保険・厚生年金では2年、労働基準・労災保険は3年、雇用保険の被保険者関係書類は4年が法定保存期間となっています。

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法令の定めを超えて保存期間を設定する場合

 厚生労働省の「雇用管理分野における個人情報保護に関するガイドライン」によると、法定の保存期間を超えて不要になった書類に関しては、その時点で破棄をするように示されています。ただし、例えばハラスメントや解雇など従業員とのトラブルの対応に必要な場合や、退職金に係る5年の消滅時効に対応するためには法定期間を超えて、保存をすることも必要です。会社は法定保存期間を基本にしつつ、必要に応じて保存期間を延長して書類の管理をし、保管や破棄の方法に関しても、会社でルールを決めておくことが大切です。

マイナンバーとの関係と対応策

 労働関係書類の中には、来年から始まるマイナンバーが記載されている書類も含まれています。特定個人情報保護委員会の「特定個人情報の適切な取扱いに関するガイドライン」によると、法定保存期間を経過した場合は、マイナンバーをできるだけ速やかに廃棄または削除しなければならないと示されています。こちらは書類上のマイナンバーを削除すれば足りるため、書類そのもの廃棄しなくても、マイナンバー部分を復元できない程度にマスキング又は削除をすれば、書類の保管を継続することは可能です。マイナンバーに関しては、会社は取得・保管・利用・提供・廃棄の段階全てで適切な安全管理措置を講じなければなりません。今年10月から、国民に対してマイナンバーの通知が始まるため、それに向けて社内でのマイナンバー管理体制の構築を進めて行きましょう。

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資料作成:社会保険労務士法人アーク&パートナーズ
※本ニュースを無断で複製または転載することを禁じます。

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